O desenvolvimento eficaz de um processo de benchmarking requer que as organizações respeitem e sigam alguns passos e procedimentos, garantindo desse modo que os objectivos previamente definidos são alcançados e que é possível a introdução de melhorias no desempenho da organização.

O envolvimento da Gestão de Topo é fundamental, não só para garantir os recursos humanos e financeiros necessários, mas também participando activamente no desenrolar do estudo.

O modelo da IBC – Internacional Benchmarking Clearinghouse baseia-se em quatro passos, que correspondem ao ciclo de Deming: planear, fazer, controlar e agir.

A informação é recolhida na empresa, através de questionários e, depois de validada e codificada, por forma a garantir a sua confidencialidade, é inserida num sistema online de informação que, de acordo com critérios específicos de benchmarking (volume de negócio, número de trabalhadores, sector de actividade, país e/ou região), compara as empresas entre si. Esta fase origina a elaboração de um relatório salientando os pontos fortes e fracos da empresa em análise. Com base no relatório de benchmarking, o CNB desenvolve e apresenta à empresa um plano de acção de melhoria.